Desmaterialização, Digitalização e Gestão de Documentos

A revolução digital veio redefinir os desafios e as prioridades que as empresas enfrentam na atualidade

  • A desmaterialização de sistemas e procedimentos baseados em papel é cada vez mais o caminho seguido na gestão de empresas para o aumento da eficiência, garantia de continuidade de negócio e poupança de tempo.
  • É fundamental que a transição para o digital seja feita de uma forma organizada e com o mínimo de interrupção para as organizações.
  • A maior parte das empresas operacionaliza as suas ações em suporte físico e está sobrecarregada com o papel.
  • Oferecemos soluções para armazenar, organizar e desmaterializar os seus documentos físicos em PDFs com formato legal e compatível com várias plataformas.
  • Os serviços de digitalização cumprem os requisitos legais para desmaterializar documentos de um formulário em papel para PDFs totalmente customizados.

Porquê a Desmaterialização Documental?

Graças à digitalização de documentos, estamos a caminhar progressivamente para o fim do uso do papel em grande escala. A desmaterialização e conversão ao formato digital trazem benefícios únicos a cada empresa. Os custos são reduzidos, a produtividade aumenta e é atingida a mobilidade dos recursos documentais da empresa.

Os sectores de mercado que podem tirar mais partido deste serviço são variados. Nas grandes empresas que lidam com alto volume de negócios, uma simples medida de eliminação de registo de papel pode ter um impacto enorme na poupança de materiais e dinheiro. Nas pequenas mais pequenas mas cujo produto está ligado fortemente à área documental de formato físico como imprensa, bibliotecas ou instituições com responsabilidades de arquivo de relatórios desportivos, ambientais, de saúde, etc.

O maior entrave à implementação da desmaterialização de documentos acaba por ser a legislação. As empresas ainda têm obrigatoriedades legais de manutenção de formato físico de certos elementos e a certificação de autenticidade de documentos nem sempre é possível ou é a ideal.

Com o aparecimento da Covid-19 a adoção da digitalização de processos têm ganho mais força em todos os setores e espera-se que as vantagens se tornem evidentes às organizações.

Principais Vantagens?

Facilita a busca de documentos - O acesso, por ser feito em plataformas digitais fica disponível com maior facilidade a todos os elementos de uma organização sem que distância seja problema;

Poupança de espaço - Com a digitalização de documentos em formato físico liberta-se espaço que não estava a ser usado da forma mais eficiente;

Facilidade de edições e revisões - Tanto o documento em si, a sua certificação ou como está identificado é mais facilmente revisto através de plataformas online;

Proteção de desastre - Objetos físicos sofrem sempre com ameaças físicas: Inundações, incêndios, ácaros, desastres naturais, etc. A digitalização oferece um backup e redundâncias;

Uniformização de arquivo - As organizações tem que arquivar os seus documentos mas também os de parceiros, fornecedores e clientes. Nem todas as organizações têm o mesmo método de arquivamento e através da digitalização é possível uniformizar esses métodos;

Impacto ambiental - Reduzir a pegada de carbono tem sido uma das apostas nas organizações nestas últimas décadas. E sem dúvida que a eliminação do uso de papel é um passo bem dado nessa direção.

Somos especialistas em criar e implementar soluções de digitalização e desmaterialização de documentos. Através de software desenhado à sua medida e uma implementação com todas as aplicações que já usa, somos o parceiro ideal para a sua organização.

Seja o primeiro a ler o que há de novo e mantenha-se informado dos incentivos que podem alavancar e projetar a sua empresa!